ダメな議事録に入っていない「3つのポイント」

 

 

今日は
「議事録」
について触れていきたいと思います。

 

 

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①オンラインで会議の質が落ちている！？

②会議の成果を高める議事録の書き方

③議事録の必須条件は「3つのポイント」

 

 

■オンラインで会議の質が落ちている！？

 

 

あなたは会議で
「議事録」
を作成してますか？

 

 

「作成していない」
という会議も数多く存在します。

 

 

もし作成しているとしたら
「どのような内容」
で作成をしているでしょうか？

 

 

「正しい議事録の書き方」
はご存知でしょうか？

 

 

意外と
「議事録の書き方」
というのは教わったことがないかもしれません。

 

 

企業にコンサルティングにいっても
「なんとなくあるフォーマット」
に則って作成している組織が多いですね。

 

 

コンサルティングの際にフィードバックをしている
「会議の成果を高める議事録の書き方」
を確認していきましょう。

 

 

特に今増えている
「オンライン会議」
では重要です。

 

 

会議のオンライン化によって
「会議の質が落ちた」
という報告が数多く聞かれます。

 

 

面と向かって行う会議と同じように進めていては
「会議の質は落ちる」
のは当たり前です。

 

 

「オンラインでも会議の質を保つ」
上でも議事録は重要なポイントです。

 

 

■会議の成果を高める議事録の書き方

 

 

そもそも
「議事録」
という言葉から勘違いが生まれています。

 

 

議事を録るという言葉から
「事実の羅列」
のものをよく見かけます。

 

 

誰が何を発言した

それに対してこう答えた

 

 

こんな事実の羅列です。

 

 

イメージとしては
「全文書き起こしのインタビュー」
の内容のものです。

 

 

書き起こしの内容であれば
「無料アプリ」
でも使えばよいでしょう。

 

 

わざわざ
「給料を支払っている従業員にさせる仕事」
ではありません。

 

 

全文書き起こしの議事録では意味がありません。

 

 

そもそも
「議事録を作成する目的」
は何でしょうか？

 

 

まず目的を考える必要があります。

 

 

下記起こしのように発言を残すだけでは
「発言者の言質を取る」
だけになります。

 

 

 

A「あなたはこういいましたよね」

B「私は言っていません」

 

こんな証拠をつくるだけです。

 

 

言質を取ることが
「目的ではない」
ことは想像がつくはずです。

 

 

では何のために議事録を取るのでしょうか？

 

 

議事録の目的は
「会議の決定事項を、確実に次の行動に移すため」
です。

 

 

「次の行動に必要な情報は何か？」
を考えて議事録を作成する必要があります。

 

 

 

では、どんな内容が必要でしょうか？

 

 

「基本情報（日時、参加者、議題）」
を除いて考えてましょう。

 

 

■議事録の必須条件は「3つのポイント」

 

 

議事録の必須ポイントは3つあります。

 

 

１　決まったことは〇〇

２　決まらなかったことは〇〇

３　具体的な行動（誰が何を行うか。いつまでに）

 

 

1と2はの項目は
「会議の結論」
です。

 

 

決まったことだけでなく
「決まらない」
というのも結論です。

 

 

決まらなかったことが記載されていない議事録がほとんどです。

 

 

次回以降、決めるべきものなのか

一旦保留のままにしておくのか

決まらなかったから打ち切るのか

 

決まらない後にも
「様々な行動」
が存在するので、議事録に明記する必要があります。

 

 

3の項目は
「具体的な行動を創り出すことを目的」
としたものです。

 

 

以上から
「議事録の見出し」
は子のようになります。

 

 

• 日時/参加者
• 議題/アジェンダ
• 決まったこと
• 決まらなかったこと
• 次のアクション

 

 

議事録の作成の前に
「タイトル」
にして内容を埋めていけばよいでしょう。

 

 

事前に共有をしておけば
「会議のアジェンダ」
にもなり有効な会議になります。

 

 

繰り返しますが、会議の成果というのは
「具体的かつ効率的な行動を創り出す」
というものです。

 

 

つまり良い議事録とは
「今後行う具体的な行動の確認ができるもの」
となります。

 

 

次の会議の参考にしてみてください。

 

 

良い議事録を創ると
「メンバーの次の行動を事前にセットする」
ことになります。

 

 

行動科学の知見からしても有効な方法です。

 

 

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今日は「会議の成果を高める議事録の書き方」に触れてみました。