意味のない会議はこうして作られます

 

 

今日は
「会議」
をテーマにしてみたいと思います。

 

 

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①良い会議と悪い会議の決定的な違いは？

②オンライン会議ではファシリテーターの腕がより顕著に

③良い会議のための「5つのステップ」

 

 

■良い会議と悪い会議の決定的な違いは？

 

 

仕事を進めていくうえで
「会議」
は多く存在します。

 

 

ポジションが上がり、役割が増えればその数も増えます。

 

 

部内の会議

部外との会議

社外との会議

 

いろんな会議があります。

 

 

たくさんの会議がありますが
「良い会議」「悪い会議」
が存在します。

 

 

「良い会議」
とはどんなものでしょうか？

 

 

それは終わった後すぐに
「参加者の行動が創られる」
というものです。

 

 

逆に
「悪い会議」
とはどんなものでしょうか？

 

 

時間だけがかかり
「何をしたかったのかわからない」
「形式的な報告に終わる」
といったものです。

 

 

この観点でいえば
「会議の質」＝「組織の仕事の質」
と言い換えてもいいかもしれません

 

 

この会議の質を決めるのは
「ファシリテーション」
です。

 

 

ファシリテーターがダメな会議は
「確実に悪い会議」
になります。

 

 

■オンライン会議ではファシリテーターの腕がより顕著に

 

 

これは
「オンライン会議」
になると顕著に現れます。

 

 

物理的距離が離れているので
「熱量を感じない」
ということが大きいでしょう。

 

 

また
「カメラの範囲外では何でもできてしまう」
ため参加者の集中が著しく落ちます。

 

 

参加者は
「画面の中で話している人」
というのは誰かと無意識に比較をしています。

 

 

これまで画面の向こうに見ていた人は
「TVタレントやYoutuber」
です。

 

 

「表現のプロフェッショナル」
の映像です。

 

 

多くの人の脳には
「その印象がインプット」
されており、無意識のうちに比較をしてしまいます。

 

 

そのほかにもオンラインならではの問題があります。

 

・話が被る

・一人がしゃべってしまう

・通信状況でいちいち会議が止まる

 

 

こんな時でも
「潤滑に進めるテクニック」
はあります。

 

 

ただそれよりも
「良い会議の本質」
を身につける方が重要です。

 

 

そこで良い会議にするための
「5つのステップ」
をまとめました。

 

 

■良い会議のための「5つのステップ」

 

 

ファシリテーターはこのステップを意識すると良いでしょう。

 

 

良い会議のための5つのステップ

 

 

１目的を明確にする

２発言を引き出す

３発言を理解させ共有する

４議論の方向付けを行う

５結論付ける

 

 

最終的に次のアクションを
「参加者自身がそれぞれ選択する」
という状態にして会議を終えるというものです。

 

 

 

会議の形態によって
「置かれている状況」
「解決すべき課題」
が異なります。

 

 

それ以外にも
「人間関係」
「座っている位置」
「共有資料の情報」
が重要な要素でもあります。

 

 

オンラインでは
「カメラの映り方」
「カメラのローテーション」
「コメント記入機能」
などのツールの使い方も重要です。

 

それらを総合的に判断して
「ファシリテーション」
をしていくにはスキル、経験、テクニックが求められるかもしれません。

 

 

私もすでに数多くの
「オンライン会議」
に参加をさせていただいています。

 

 

「ファシリテーターのスキル」
がものすごく反映されていることを実感します。

 

 

今後は
「オンラインファシリテーター専門家」
が登場し、養成講座ができるかもしれません。

 

 

ただし有能なファシリテーターがいなかったとしても
「5つのステップ」
からそもそも外れてはいけません。

 

 

それだけで
「悪い会議」
とるでしょう。

 

 

まずはこのステップを意識するだけでも、
「会議の進行」
というものは大きく改善します。

 

 

次に行われる会議で、このステップを
「確認・実行」
をしてみてはいかがでしょうか？

 

 

会議の目的は
「誰かの行動を創ること」
です。

 

 

その大原則は忘れないようにしてください。

 

 

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今日は「会議」をテーマにしてみました。