会議の成果を高める議事録の書き方

2017.09.01

 

昨日は

「会議のコスト」

について触れました。

 

社内会議にかけている驚きの金額

 

 

 

今日はその会議の成果を高める

「議事録」

について触れていきたいと思います。

 

 

会議では

「議事録を作成してますか?」

作成していないという会議も数多く存在します。

 

 

 

「作成している」

としてもどのような内容で作成をしているでしょうか?

 

意外と

「議事録の書き方」

というのは教わったことがないかもしれません。

 

 

 

ではこれから

「会議の成果を高める議事録の書き方」

というのを確認していきたいと思います。

 

 

「議事録」という言葉から

「事実の羅列」

となっているものをよく見かけます。

 

誰が何を発言した

それに対してこう答えた

となっているものです。

 

 

イメージとしては

「全文書き起こしのインタビュー」

の内容のものです。

 

これでは意味がありません。

 

 

そもそも

「議事録を作成する目的」

は何でしょうか?

 

これを考える必要があります。

 

 

発言を残すだけでは

「言質を取る」

ということになります。

 

 

後日

「あなたはこういいましたよね」

「私は言っていません」

という証拠をつくるだけです。

 

このようなものは

「目的ではない」

ですよね。

 

 

 

では何のために議事録を取るのか?

 

それは

「会議の決定事項を、確実に次の行動に移すため」

というものです。

 

 

「その為に必要な情報は何か?」

ということを考えて議事録に盛り込む必要があります。

 

 

 

では、どんな内容が必要でしょうか?

「基本情報(日時、参加者、議題)」

を除いて考えてみてください

 

 

 

議事録で必要なポイントは3つあります。。

 

1 決まったことは〇〇

2 決まらなかったことは〇〇

3 具体的な行動(誰が何を行うか。いつまでに)

 

 

1と2は会議の結論です。

 

決まったことだけでなく

「決まらない」

というのも結論です。

 

そして3は

具体的な行動を創り出すことが目的としたものです。

 

 

具体的な

「議事録の描き方」

は以下になります。

 

日時・参加者

議題・アジェンダ

決まったこと

決まらなかったこと

次のアクション

 

まずはこれをタイトルにして内容を埋めていけばよいでしょう。

 

 

 

会議の成果というのは

「具体的かつ効率的な行動を創り出す」

というものです。

 

 

良い議事録とは

「具体的な行動の確認ができるもの」

ということになります。

 

 

今日は

「会議の成果を高める議事録の書き方」

に触れてみました。

 

次の会議の参考にしてみてください。

 

レゾンデートル株式会社 ~行動創造理論~

齋藤

著者

行動創造理論第一人者
レゾンデートル株式会社代表取締役
齋藤英人

自らが開発した「行動創造理論」を活用し企業研修、公開講座、ビジネス講演など年間100回以上登壇をしており、大手企業や成長企業を中心に営業力向上と売上拡大に力を注いでいる

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