オンライン会議と対面会議で変えてはいけない「3つの原則」

2020.05.12

 

会議の冒頭に何か工夫をしていますか??

 

 

今日は
「会議」
というテーマに触れてみたいと思います。

 

 

<index>

①「ビジネス活動=議論」

②その会議の目的は知っていますか?

③成果を出すためにたった1つ最初にすること

 

 

■「ビジネスの活動」=「議論」

 

あなたはこれまで仕事で毎日
「いくつの議論」
をかわしていますか?

 

 

社内会議

部下からの相談

上司への報告

部門間の調整

お客様との面談

パートナーへの発注

 

 

ビジネスを進めていくには
「様々な議論」
があります。

 

 

もっと言えば
「ビジネス活動=議論」
と言ってもいいかもしれません。

 

 

あらゆる議論がありますが
「共通の目的」
が存在します。

 

 

ではそれは何でしょうか?

すぐに出てくるでしょうか?

 

 

今日の会議の目的は?

上司への相談の目的は?

お客様との今日の面談の目的は?

 

 

「会議や面談の目的」
です。

 

 

当たり前に考えていそうで
「実は考えていない」
というケースが多く見受けられます。

 

 

特に
「日々の業務」「定例会議」
などでは顕著です。

 

 

会議をするのが当たり前でしょ

この業務をするのは当たり前でしょ

 

 

このように目的を考えず
「自動的な行動」
をとってはいませんか?

 

 

■その会議の目的を知っていますか?

 

全ての議論の目的は
「正しい行動を創り出す」
ために行われる必要があります。

 

 

議論の目的は
「決して情報を共有すること」
ではありません。

 

 

〇〇という状況です

〇〇という制約があります

お客さんが〇〇と言っていました

 

 

会議

打ち合わせ

商談

 

いずれにもおいて、このような話題が出ることでしょう。

 

 

これは
「事実」
です。

 

 

では改めてお聞きします。

 

 

会議の目的は事実を共有することですか?

 

 

事実を共有することは目的ではないですよね。

もちろん事実の共有は必要要件です。

 

 

しかし目的は
「事実を基にどのような行動を取るかを決定する」
ことです。

 

 

議論に臨むうえで

・事実

・感想(現状分析)

・意見(未来への行動)

この3つは最低限持ち合わせていなければなりません。

 

 

しかし多くの議論は
「事実」
だけを届けるにとどまっています。

 

 

さらには
「その事実も歪んでいる」
事だってあります。

 

 

そもそも無意識のうちに
「都合の良い解釈を事実」
としてしまうのが人の行動特性です。

 

 

「確証性バイアス」
と呼ばれる都合の良い情報だけを、脳の自動システムが集めるメカニズムです。

 

 

■意味のある会議を行うためにやる「たった1つのこと」

 

 

これは
「あること」
を決めるだけで避けることができます。

 


「会議、面談、打ち合わせの目的」
がしっかり定まっていれば起こりません。

 

 

つまり
「会議や面談の目的を最初に共有する」
ということです。

 

 

これだけで意義のある会議が行うことができます。

 

 

 

この打ち合わせでは
「このような行動を創り出す」
という目的が明確にするということです。

 

 

事実だけ伝える

間違った事実を伝える

こんなことにはならないでしょう。

 

 

自分はこう思います

こうしたほうが良いと考えるのですがいかがでしょうか

考えてもわからないから意見をください

どうしてそう考えるのでしょうか

 

 

自然とこのような言葉が出てくるはずです。

議論が活発化されます。

 

 

今日も
「たくさんの議論」
が行われると思います。

 

 

その全てにおいて
「この会議の目的は?」
と自分と相手に問いてから始めてみてください。

 

 

きっとわずかな時間の面談でも
「大きな成果」
が残せるようになるでしょう。

 

 

その根拠は
「脳のメカニズム」
を活用しているからです。

 

 

「人の脳の記憶の回路」
を理解すると必要な手法であることがわかります。

 

 

「最初の刺激は短期記憶にとどまりやすい」
というメカニズムがあります。

 

 

そしてその記憶が
「その後の意思決定に影響を及ぼす」
ことが明らかになっています。

 

 

こうすれば
「自動的に脳が正しい行動に向かってくれる」
こととなります。

 

 

有名な心理用語で
「初頭効果」
とYばれるものです。

 

 

それを活用しているだけですが、大きな効果を導いています。

 

 

私も大企業のファシリテーションを有料で行うことが多いのですが
「必ず使っている手法」
です。

 

 

■オンライン会議が増えても変わらない本質

 

 

今後は
「オンライン会議」
が中心になるかもしれません。

 

 

そのときは、これまで以上に注意が必要です。

 

 

手軽に行えるというメリットはあります。

思い立ったときに、さっと短時間で行うことができるでしょう。

 

 

しかしオンラインでも対面でも
「コミュニケーションの本質」
は変わりません。

 

 

むしろオンラインによって
「真意は伝わりにくい」
ことになります。

 

 

対面コミュニケーションよりも
「相手に届く情報が決定的に欠如」
するからです。

 

 

では何をしたらよいでしょうか?

3つの原則を守ることが重要です。

 

 

①事前にできる限り情報共有をする

②最初に目的を共有する

③結論を行動にする

 

 

この
「3つの原則」
がより重要になることは間違いないでしょう。

 

 

リモート会議を
「生産性の向上」
とする必須条件です。

 

 

そのためには、脳のメカニズムを考慮した
「科学的会議」
が重要となるでしょう。

 

 

ツールだけ
「オンラインのテクノロジー」
を活用するだけでは、時間が無駄になることでしょう。

 

 

■行動創造理論は脳のメカニズムを先回りする

 

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今日は「議論」というテーマに触れてみました。

著者

行動創造理論第一人者
レゾンデートル株式会社代表取締役
齋藤英人

自らが開発した「行動創造理論」を活用し企業研修、公開講座、ビジネス講演など年間100回以上登壇をしており、大手企業や成長企業を中心に営業力向上と売上拡大に力を注いでいる

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